Kundimport

Importera kunder i kundregistret via textfil

Vad är kundimport?

Kundimport är en funktion för att enkelt lägga in många kunder i kundregistret via en importfil.

Tänk på att kunder måste ge sitt samtyckande till att placeras i ett kundregister. Man får därför inte bara samla ihop e-postadresser och annan kundinformation och importera i butikens kundregister. Det anses olagligt enligt GDPR.

Att tänka på

Kundimporten fungerar inte på samma sätt som produktimporten där man väljer egenskap/kolumn utan här finns det 20 fördefinierade egenskaper (21 egenskaper i flerbutikssystem). Alla egenskaper som finns listade under Kunder -> "Importera kunder" måste finnas med i filen och ligga i exakt den kolumnordning för att importen ska fungera.

Egenskaper som kan importeras

Följande egenskaper måste finnas med i importfilen, en egenskap per kolumn i exakt den ordningen som finns listad under Kunder -> Importera kunder i butiken. 

Förnamn - Kundens förnamn

Efternamn - Kundens efternamn

E-post - Kundens e-postadress (endast en e-postadress per kundkort).

Företag/organisation - Namnet på kundens företag. Lämnas tomt för privatpersoner. 

Person-/org.nr - Kundens personnummer eller organisationsnummer (Kan lämnas tomt.).  

Adress - Kundens adress (Kan lämnas tomt.).

Postnummer - Kundens postnummer (Kan lämnas tomt.). 

Ort - Kundens postort (Kan lämnas tomt.).

Land - Kundens land. Landet måste anges på engelska. Om fältet lämnas tomt får kunden Sverige som land.

Telefon dag - Fält för telefonnummer (Kan lämnas tomt.).

Telefon kväll - Fält för telefonnummer (Kan lämnas tomt.).

Kundgrupp - Ange namn på kundgrupp om kunden ska tillhöra en eller flera kundgrupper. Annars lämnas fältet tomt. Ska kunden tillhöra flera kundgrupper anges dem en och en separerade med kommatecken.

Användarnamn - Ange ett unikt användarnamn. Vi rekommenderar att man anger kundens e-postadress. 

Om användarnamn lämnas tomt kommer kunden inte kunna logga in och vara "godkänd köpare". Dom kommer endast kunna ta emot nyhetsbrev.

Lösenord - Fält för lösenord. 

Godkänd köpare - Ska inloggad kund kunna handla. Ange en etta (1) för "Ja" och en nolla (0) för nej.

Prioriterad leverantör - Ange leverantörens namn (Partner-funktionen), annars lämna tomt.

Kundtyp - Ange kundtyp, private för privatperson och company för företagskund. Lämnas detta fältet tomt kommer kundtypen sättas beroende på valet som görs vid importen, "Om en kund inte är av en viss typ, vill du då importera kunden som en företagskund eller privatkund?".

Butikskoder (endast flerbutikssystem) - För att importera kunder i kundregistret i ett flerbutikssystem måste man även ge dem tillgång till en underbutik. Anger underbutikens butikskod i denna kolumn. För att importera en kund i flera underbutiker anger man butikskoderna i samma kolumn separerade med ett kommatecken. 

Kolumnen för butikskod ska inte vara med i importfilen för en "vanlig" butik. Endast för import i flerbutikssystem. 

Eget kundnummer - Ange ett unikt kundnummer för alla kunder. Två kunder kan inte ha samma kundnummer. 

Vill ha nyhetsbrev - Ska kunden få nyhetsbrev. Ange en etta (1) för "Ja" och en nolla (0) för nej.

Språk - Ange språk för kund, exempelvis sv eller swe för Svenska, en eller eng för engelska. En komplett lista på alla språk finns längst ner under Kunder -> Importera kunder. 

Kundimport: Steg för steg

Om du har en fil med kunder som du vill importera, öppna filen i ditt kalkylprogram (t.ex. LibreOffice Calc, Excel eller liknande). Titta så att filen ser okej ut, att egenskaperna ligger i en kolumn, att å, ä, ö och andra specialtecken ser korrekta ut. 

Om innehållet inte ser korrekt ut i filen måste den stängas ner direkt utan att sparas.

Instruktioner hur man öppnar filen korrekt i Excel finns här >>

Förbered filen för import

Om inte kolumnordningen stämmer överens med egenskaperna som är listade under Kunder -> Importera kunder i din butik måste kolumnerna flyttas om så att de överensstämmer. 

När kolumnerna ligger i rätt ordning måste följande steg göras:

  • Radera första raden i filen om den innehåller kolumnrubriker. Första raden i filen måste vara en kund.
  • Ta bort tomma rader i filen. Ett tips är att sortera filen på e-postkolumnen. Då kommer alla tomma rader försvinna.
  • Filen måste sparas som en textfil i formatet CSV. Kolumnavgränsaren i filen måste vara semikolon.

För att spara filen som CSV med semikolon som avgränsare gör man följande (exempel från LibreOffice Calc).

Gå till Arkiv -> Spara som. För att spara om filen i ett annat filformat klickar du på ”Filformat” för att få upp en lista med olika format. Välj ”Text CSV (.csv)”. 

fil-01

Kryssa sedan i "Redigera filterinställningar" och "Spara". 

fil-02

Då visas följande fönster.

fil-03

Teckenuppsättning - Välj "Unicode (UTF-8)".

Fältavgränsare - Välj semikolon (;).

Strängavgränsare - Se till att det är ett citattecken (") i det fältet. 

Klicka sedan på "OK" så sparas filen på datorn. 

Importera filen

Gå till Kunder -> Importera kunder.

Vid "Välj den fil som du vill importera", klicka på knappen "Välj fil" och välj importfilen som ska importeras.

Nedanför finns en ruta som heter "Importinställningar". Här finns två val som man måste göra.

Om kundens användarnamn eller kundnummer redan finns i kundregistret - Om det redan finns kunder i kundregistret kommer det göras en koll på om kunden redan finns i kundregistret. Kollen görs på användarnamn och kundnummer. Om det blir en matchning måste man välja om kundkortet ska uppdateras med data som finns i filen (Uppdatera informationen) eller om kunden inte ska ändras (Ignorera).

Om en kund inte är av en viss typ, vill du då importera kunden som en företagskund eller privatkund? - Är fältet med kundtyp tomt i importfilen väljer man här vilken kundtyp kunden ska importeras med, Privatperson eller Företagskund. 

Allt klart. Klicka på importera-knappen uppe i högra hörnet. 

Importen kan ta allt från ett par sekunder upp till en minut beroende på hur många kunder som finns i filen. Om filen är korrekt visas text med resultatet.

fil-04

Om något är fel i filen visas istället ett meddelande i röd text, liknande detta: 

fil-05

Först skrivs det ut vilken rad som det är fel på samt vilka egenskaper som är fel. Detta felmeddelandet är det vanligaste felet man brukar få och det är när man har glömt radera den första raden med kolumnrubriker i filen. Men det visas ett tydligt felmeddelande vilken rad samt egenskap som är fel. Korrigera detta och importera filen på nytt. 

Om man får ett meddelande i rött så avbryts importen helt och inga kunder importeras. 

Jag har endast kundens e-postadress, hur importerar jag den?

Om man har en textfil som endast innehåller e-postadresser kan man importera detta men alla egenskaper som finns listade under Kunder -> Importera kunder måste finnas med i var sin kolumn i exakt rätt ordning i filen. Vissa fält måste innehålla data för att filen ska kunna importeras och det är följande fält:

  • för- och efternamn (privatperson), eller företagsnamn (företagskund)
  • e-postadress (måste vara unik)
  • godkänd köpare (1/0)
  • eget kundnummer (måste vara unikt)
  • nyhetsbrev (1/0)
  • språk

Om man då endast har e-postadresser så kan man ange e-postadressen som för- eller efternamn (eller företagsnamn) samt som e-postadress. Om kunden även ska kunna logga in måste även användarnamn och lösenord finnas med och då kan man även ange e-postadressen i dessa kolumner. 

Man måste även ange värde för "godkänd köpare" och "vill ha nyhetsbrev". Där innebär en etta (1) "ja" och en nolla (0) "nej". 

Om man vill att kunderna ska vara "godkänd köpare" måste även "användarnamn" anges, annars kommer kunderna inte kunna logga in. Ett tips då är att ange e-postadressen som användarnamn. 

Alla kunder måste ha ett eget kundnummer och har man inte det kan man generera detta i exempelvis Libre Office Calc och Excel. 

Två kunder får inte ha samma kundnummer utan alla kunder i kundregistret måste ha unika kundnummer. 

Man behöver även importera ett språk på kunden, exempelvis sv eller swe för Svenska, en eller eng för engelska osv. En full lista på alla språk finns längst ner under Kunder -> Importera kunder. 

Om man saknar information för de övriga fälten (de som inte är tvingande) lämnas de tomma men kolumnerna måste ändå finnas med i filen.

 

Exempel på hur en fil kan se ut.

fil-06-1

fil-07-1

I detta exempel har vi två kunder som vi vill importera i kundregistret. 

På rad 2 finns en privatperson som endast ska kunna mottaga nyhetsbrev.

Vi har endast en e-postadress till denna kund och ange då e-postadressen i fälten efternamn och e-post. Kundtypen är "person" och vi anger ett kundnummer. Notera att "godkänd köpare" är satt som "Nej" (0) och nyhetsbrev är satt som "Ja" (1).

På rad 3 finns en företagskund som ska kunna logga in och handla men vill inte ha nyhetsbrev.

Vi har endast kundens e-postadress och anger då denna e-postadress i fälten E-post, Företag, Användarnamn och Lösenord. Kundtypen är "company" och vi anger ett kundnummer.  Notera att "godkänd köpare" är satt som "Ja" (1) och nyhetsbrev är satt som "Nej" (0).

Glöm inte att radera översta raden om den innehåller kolumnrubriker innan du importerar. Första raden måste vara en kund.

Kom också ihåg att spara om filen som en semikolonseparerad CSV-fil.