Produktexport

Exportera produkter till en textfil

Vad är produktexport?

Det är en funktion för att spara ner alla produkter i en textfil. Man kan välja att exportera alla egenskaper eller några utvalda. Detta hanteras under Produkter -> Exportera.

När och varför ska jag använda produktexport?

Om man behöver uppdatera flera produkter av någon anledning, exempelvis vid en prishöjning, prissänkning, lageruppdatering eller om man bara vill spara ner en backup-fil av sortimentet. 

Man exporterar då de egenskaper man behöver, exempelvis artikelnummer och pris. Öppna sedan filen i ett kalkylprogram (Excel, Numbers, Libre Office Calc m.fl.), uppdatera egenskaperna som ska ändras och importera sedan filen igen via artikelimporten. Då kommer alla ändringar att uppdateras på produkterna i butiken.

 

Tänk på att alltid exportera egenskapen artikelnummer. Det är den primära nyckeln som används för att identifiera respektive artikel. Artikelnummer måste finnas med för att man ska kunna importera filen igen. 

 

Att tänka på

Innan du exporterar bör du se över butikens exportinställningar. Dessa hittas under Inställningar  -> Generellt -> Exportinställningar.

Här ska man välja hur filen ska sparas och man kan välja mellan "Avgränsare" samt "Teckenkodning". 

Avgränsare

Det finns tre olika "Avgränsare" att välja mellan: 

  • komma
  • semikolon
  • tabulator

Väljer man "komma" kommer filen sparas med filändelsen .CSV.

Väljer man "semikolon" kommer filen sparas med filändelsen .SKV. 

Väljer man "tabulator" kommer filen sparas med filändelsen .TAB. 

Alla dessa tre format går att öppna i alla kalkylprogram. Det vanligaste är att man sparar filen med "komma" och får då en textfil med .CSV-ändelse.

Teckenkodning

En teckenkod (engelska: character encoding) är ett sätt att representera, koda, en vald uppsättning tecken, av binär digital kodning som används vid kommunikation och datalagring i datorer. Det finns två teckenkoder att välja mellan:

  • ISO-8859-1 (Latin 1, västeuropeisk)
  • UTF-8 (universell)

Det vanligaste är att Windows använder "ISO-8859-1 (Latin 1, västeuropeisk)" och Mac och andra operativsystem använder UTF-8. 

Exportera en fil

Gå till Sortiment -> Exportera.

Här visas alla egenskaper som går att exportera i nuläget. Markera de egenskaper som ska exporteras och kryssa även i rutan "Inkludera kolumnrubriker på första raden" nere till vänster. Klicka sedan på exportera-knappen uppe till höger. Sedan är det bara att avvakta lite. Normalt sett tar det 5-10 sekunder för att filen ska generera om man har 500-1000 produkter. Har man fler produkter kan det ta mycket längre tid. 

Öppna filen i kalkylprogrammet

När filen är exporterad så öppnar vi den i vårt kalkylprogram. Tänk på att öppna filen efter exportinställningarna vi gjorde ovan. Om vi sparade filen med filändelse CSV och teckenkodning UTF-8 måste filen öppnas på detta sätt i kalkylprogrammet för att det ska bli rätt. 

När filen har öppnats, kolla igenom den snabbt och se så att innehållet ligger i sina kolumner. Kolla även så att specialtecken som å, ä, ö är korrekta.

Om något inte stämmer så spara inte filen nu. Då kommer den inte gå att använda igen. Utan stäng i så fall ner filen utan att spara. 

Tips och felsökning

Nedan finns exempel på vanliga fel som kan uppstå om man har öppnat filen med fel avgränsare och/eller fel teckenkodning.

De exempel som visas nedan är gjorda i gratisprogrammet "Libre Office Calc" som kan laddas ner här >>

Filen öppnas fel

Om allt ligger ”huller om buller” och inte kolumnvis när man öppnat exportfilen har man valt fel avgränsare. Om å,ä,ö och andra bokstäver har bytts ut mot ”konstiga” tecken och symboler har man även valt fel teckenkodning. I exemplet nedan är både avgränsare och teckenkodning fel.

 

Man kan lösa detta på två sätt:

- Se över exportinställningarna (inställningar > generellt) och ändra avgränsare och teckenkodning. Exportera sedan om filen. Nu bör den öppnas korrekt.

- Välj hur kalkylprogrammet ska öppna filen. I Calc får man alltid en fråga om hur man ska öppna filen.

  1. Välj teckenkodning.
  2. Välj avgränsare.
  3. Förhandsgranskning på hur filen kommer se ut när den öppnas.

I detta fall ser man redan i tredje rutan att informationen inte ligger i kolumner samt att texten ”Inköpspris” på första raden innehåller felaktiga tecken.

För att öppna filen korrekt i detta exempel måste vi ändra:

  1. teckenkodning till ”UTF-8”
  2. avgränsaren till kommatecken.
  3. Nu ser vi i förhandsgranskningen att det ser korrekt ut.

 

När vi sedan öppnar filen ser det bra ut:

Pris med decimal får punkt istället för kommatecken

För svenska språket används kommatecken som decimalavskiljare i priser. För exempelvis engelska är det istället punkt.

Om du öppnar exportfilen och prisernas decimalavskiljare är punkt istället för komma behöver du byta avgränsare i exportinställningarna. Om du använder semikolon som avgränsare kommer kommatecknet att användas som decimalavskiljare. Använder du kommatecken som avgränsare blir istället decimalavskiljaren punkt.

I exemplet nedan är ”kommatecken” vald som avgränsare.

I exemplet nedan är ”semikolon” vald som avgränsare.

Första nollan försvinner i vissa kolumner

Ibland börjar artikelnummer och/eller andra fält med en nolla och följt av andra siffror. Vissa kalkylprogram tolkar automatiskt fält som endast innehåller siffror som tal och då försvinner den inledande nollan när man öppnar filen. För att förhindra att detta inträffar måste vi tala om för programmet att kolumnerna ska tolkas som text och då kommer nollan vara kvar. Det gör vi innan vi öppnar filen i Calc.

 

1. Klicka på kolumnrubriken som innehåller inledande nollor för att markera kolumnen.

2. Välj sedan ”Text” i rullisten.

När filen öppnas finns de inledande nollorna kvar.