Produktimport

Importera produkter via textfil

Vad är produktimport?

Om du har många produkter som ska läggas in i butiken eller som ska uppdateras så finns det en importfunktion för detta. Fördelen är att man slipper göra det manuellt för varje produkt.

Det viktigaste att tänka på är att alla produkter måste ha ett unikt artikelnummer för att importen ska fungera. 

Man förbereder importen i ett kalkylprogram, exempelvis Excel (Windows), Numbers (Mac) eller Libre Office, Open Office eller liknande som är gratisprogram som kan laddas ner här.

Man anger en egenskap i varje kolumn där artikelnumret är "nyckeln" produkten identifieras med. Om man exempelvis vill uppdatera pris och lagersaldo på flera produkter räcker det att man har tre kolumner i filen. Kolumn A för artikelnummer, kolumn B för pris och kolumn C för lagersaldo.

Videoguide

Vilka filformat stöds?

För att filen ska kunna importeras måste det vara en textfil och det är tre olika filtyper som stöds: CSV, TXT och SKV.

En textfil kan även innehåll olika teckenkodning och importen stöder två olika, "Windows UTF-8 (universell)" och "Windows ISO-8859-1 (Latin 1, västeuropeisk)".

Får ni en fil med artiklar från en leverantör bör ni kunna få dem i något av dessa format.

Om ni skapar produkterna i ett kalkylprogram, exempelvis Excel så kan man välja filformat om man väljer "Spara som" och sedan väljer i listan "Filtyp".

Vad behövs för att skapa en helt ny produkt via import?

För att skapa en helt ny produkt krävs minst följande fält:

  • Artikelnummer
  • Produktens namn (på butikens basspråk)
  • Produktbeskrivning (på butikens basspråk)
  • Pris (på butikens basvaluta)

Ett exempel på hur detta ser ut i en importfil:

Vad behövs för att uppdatera en befintlig produkt via import?

Det är ganska vanligt att man behöver uppdatera en egenskap på produkterna, exempelvis lagersaldo eller kanske sätta ett nytt pris vid en rea. 

För att uppdatera en produkt som redan finns i butiken behövs endast två kolumner i importfilen: artikelnummer samt den egenskapen som ska uppdateras, exempelvis pris.

Ett exempel på hur detta ser ut i importfilen:

 

Systemet använder då artikelnumret för att identifiera produkten och uppdaterar sedan priserna på alla artikelnummer som finns med i filen. Inget annat ändras på produkten än den eller de egenskaper som finns med i filen. 

Jag har en Excel-fil, hur importerar jag den?

Många leverantörer använder Excel (xls, xlsx) som filformat och detta går inte att importera direkt i vårt system. Man måste först spara om filen till en textfil innan den går att importera. Nedan finns guider hur man sparar om en Excel-fil till textfil i Excel och "Libre Office (Open Office)".

Excel (Microsoft Office)

Öppna filen och gå sedan till Arkiv -> "Spara som". (Om du använder Excel 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och klickar sedan på Spara som.)

Dialogrutan "Spara som" öppnas.

Välj textfilformat för kalkylbladet i rutan "Filformat". Klicka på CSV (kommaavgränsad).

Bläddra fram den plats där du vill spara den nya textfilen och klicka sedan på Spara.

En dialogruta visas. Där står det att bara det aktuella kalkylbladet kommer att sparas i den nya filen. Om du är säker på att det aktuella kalkylbladet är det du vill spara som en textfil klickar du på OK. Du kan spara andra kalkylblad som separata textfiler genom att upprepa proceduren för varje kalkylblad.

En andra dialogruta visas. I den står det att kalkylbladet kan innehålla funktioner som inte stöds av textfilformat. Klicka på Ja om du bara vill spara kalkylbladsdata i den nya textfilen. Filen är nu redo att användas vid import.

Open Office / Libre Office


Öppna filen och gå sedan till File -> Save As (Arkiv -> Spara som)

Klicka på listan vid "Filformat" så att den fälls ut.

 

Välj "Text CSV"

 

Kryssa även i "Edit filter settings" (Anpassa filterinställningar) och klicka sedan på spara-knappen.

 

Vid "Character set" (Teckenkodning), välj "Unicode (UTF-8)".
Vid "Field delimiter" (Fältavgränsare), välj "kommatecken". 

Vid "Text delimiter" (Textavgränsare), välj "citattecken".

Importera en fil med produkter i butiken

Vi har nu en textfil i rätt format (se ovan) som innehåller produkter och är redo att importeras.

Gå till Sortiment -> Importera.
Vid "Välj fil" väljer man filen man vill importera.
Dubbelkolla så att det är valt "Automatiskt" både vid "Fälten separeras med" samt "Teckenkodning" samt att "Uppdatera informationen" är vald vid "Om artikel redan finns i sortimentet". Se bild.  

import_steg-1

Klicka sedan på fortsätt-knappen nere till höger.

Vi kommer då till följande sida.

 

I detta exempel finns det rubriker på första raden i varje kolumn i importfilen. Dessa vill vi inte importera utan kryssa i "Första raden innehåller kolumnrubriker".

 

För att systemet ska veta vilken kolumn som innehåller respektive egenskap måste vi välja detta. Eftersom vi har tydliga kolumnrubriker är det enkelt att välja. Artikelnummer i första kolumnen och produktens namn i den andra osv. Välj kolumn för alla egenskaper som ska importeras. 

 

Har man många egenskaper så kan man behöva scrolla i sidled för att se alla kolumner. Är det någon egenskap man inte vill uppdatera väljer man "Ignorera kolumnen" så hoppas den över. 

Innan vi startar importen så finns det en kryssruta som heter "Spara kolumnordning till framtida importer". Om man har väldigt många egenskaper som man vill uppdatera och vet med sig att man kommer göra denna importen flera gånger så kan spara en mall för kolumnordningen. 

 

Om man kryssar i den så kan man nästa gång klicka på länken "Ladda sparad kolumnordning" istället för att välja varje kolumn en och en. Notera att det måste vara exakt samma kolumnordning i filen för att det ska bli rätt.

 

Vet man med sig att denna importen endast kommer göras en gång så låter man kryssrutan vid "Spara kolumnordning till framtida importer" vara tom och sedan klickar man på "Starta importen". 

 

Beroende på hur många rader (artiklar) det finns i filen så tar detta olika lång tid. Är det få rader går det på ett par sekunder men är det många, tusentals rader kan det ta en halvtimme, timme eller till och med flera timmar. Vänta tills allt är klart och då ser det förhoppningsvis ut något liknande som den här bilden.

 

I detta fall fanns sju rader i filen. Vi kryssade i att första raden innehöll rubriker så den ignorerades. Resterande sex rader importerades.

Importera flera produktkategorier på en produkt

I Webshop Plus kan en produkt tillhöra flera produktgrupper och detta går även att lösa via import. 

Man lägger då till en ny rad i filen och anger produktnumret igen för att sedan skriva namnet på den andra produktgruppen i kolumnen för produktgrupper.

import_artikelgrupper

I detta exempel kommer badbollen hamna i tre produktgrupper: "Stranden", "Leksaker" (undergrupp till "Stranden") samt i "Erbjudande". 

 

Importera flera bilder på en produkt

För att importera flera bilder på en produkt lägger man till en ny rad i filen och anger artikelnumret igen för att sedan ange bildens filnamn/url på den andra bilden i bildkolumnen.

import-bilder

I detta exempel kommer produkten Badboll få tre bilder importerade.

Om man har en fil där bilderna ligger i olika kolumner får man lösa importen genom att importera varje bildkolumn för sig. Man gör en full import först med alla egenskaper och väljer "Bild" för den första bildkolumnen i filen. När den importen är klar gör man en ny import med endast produktnummer och bildkolumn 2. Finns det fler kolumner med bilder upprepar man importen med produktnummer samt bildkolumn 3, bildkolumn 4 osv. 

 

Exempel, hur ska import-filen se ut?

Uppdatering av priser

För att endast uppdatera priser på befintliga produkter så kan filen se ut så här:

import_pris

Det enda som behövs är artikelnummer på de produkter som ska få uppdaterat pris samt det nya priserna. Artikelnummer i kolumn A och de nya priserna i Kolumn B. 

Uppdatera lagersaldo

För att endast uppdatera lagersaldo på befintliga produkter så kan filen se ut så här: 

import_lagersaldo

I detta exempel behövs tre kolumner. Artikelnummer, lagerhantering (1 = ja, 0 = nej) samt lagersaldot. Vi importerar därför en etta i kolumn B för att aktivera lagerhantering på artikeln och sedan själva lagersaldot i kolumn C. 

 

F.A.Q.

Fråga: Jag har gjort en import men alla rader ignorerades, varför?

Svar: Troligtvis så är det en inställning i steg 1 av importen som är fel. Under Sortiment -> Import vid "Importinställningar" -> "Om artikeln redan finns i sortimentet:" så är "Ignorera" vald. 

import-ignorera

Ändra inställningen till "Uppdatera informationen" och kör om importen.

Fråga: Många av mina produkter är markerade som "Nyhet". Hur avmarkerar jag alla som nyhet på enklast sätt?

Svar: Snabbaste sättet är att göra en export av alla produkter (Sortiment -> Export). Exportera egenskaperna "artikelnummer" samt "nyhet".

Öppna filen i ett kalkylprogram och ange en nolla på alla rader i kolumnen "Nyhet". Spara filen och gör sedan en import. Då kommer alla artiklar avmarkeras som nyhet.